Stay Professional saat WFH, Ini 5 Tips Adakan Meeting Virtual Supaya Tetap Efektif

Virtual Meeting2

Di tengah situasi pandemi yang masih belum pasti kapan akan mereda, banyak perusahaan yang masih menerapkan kebijakan work from home (WFH). It means, segala urusan pekerjaan yang biasa dilakukan offline di kantor beralih ke daring, termasuk meeting yang menjadi virtual meeting.

Meski memberikan kemudahan, namun di sisi lain, melakukan meeting secara online bisa membuat koordinasi kurang lancar. Sebab, dibandingkan dengan pertemuan tatap muka, meeting secara online cenderung membuat fokus terpecah dan sulit diikuti.

Oleh karena itu, diperlukan pendekatan yang berbeda dengan pertemuan biasa. Bagaimana caranya? Berikut telah kami rangkum tips mengadakan virtual meeting supaya tetap efektif, di antaranya:

1. Atur jadwal meeting dengan baik
Salah satu tips mengadakan virtual meeting supaya efektif adalah dengan mengatur jadwal pertemuan dengan baik. Selain menentukan hari dan jam, tentukan juga aplikasi apa yang akan digunakan, supaya para peserta meeting bisa lebih siap menggunakannya saat hari-H.

Susun agenda rapat dengan jelas, sehingga peserta bisa tahu kapan bisa bertanya atau memberikan komentar. Cara mudah untuk mengatur rapat secara online adalah memiliki struktur yang konsisten setiap minggu. Jika pertemuannya hanya satu kali, pastikan semua peserta sudah tahu agendanya.

2. Tentukan tujuan meeting
Setiap meeting harus memiliki tujuan yang jelas. Dilansir Learnlight, sebaiknya koordinasikan diskusi supaya tetap fokus pada topik utama, gambaran yang lebih besar, atau penghambat kemajuan. Jika ada masalah yang dapat diselesaikan melalui pencarian google, sebaiknya hal tersebut tak usah ditambahkan dalam agenda rapat.

3. Terapkan aturan wajib menyalakan kamera saat meeting
Beberapa perusahaan banyak yang mewajibkan karyawannya untuk menyalakan kamera saat melakukan meeting online. Bukan tanpa alasan, komunikasi memang lebih efektif saat isyarat non-verbal ikut terlibat. Of course, apa yang kita katakan memang sangat penting, namun bagaimana kita menyampaikannya juga tak kalah penting.

4. Pastikan semua peserta terlibat dalam diskusi
Dalam mengadakan meeting secara virtual, memang harus ada satu orang yang menjadi koordinator. Namun, semua peserta harus memiliki kesempatan untuk memberikan masukan.

Jangan sampai, rapat didominasi oleh beberapa individu yang extrovert saja. Beri kesempatan juga bagi anggota tim yang cenderung pendiam. There’s a chance bila pendapat mereka bisa menjadi solusi untuk masalah yang dihadapi tim-mu.

5. Atur meeting supaya tetap singkat dan padat
Meeting virtual bisa terasa lebih melelahkan ketimbang rapat secara tatap muka. Untuk itu, sebisa mungkin atur waktu meeting selama 15 hingga 45 menit saja. Dengan begitu, semua peserta bisa tetap fokus dan memaksimalkan waktu tersebut.

Meeting yang memakan waktu lama hanya akan membuat anggota tim-mu merasa bosan dan buang-buang waktu. Keep it short and sweet adalah kunci untuk meningkatkan produktivitas.

Beradaptasi dengan kebiasaan baru memang membutuhkan usaha, namun dengan menerapkan tips mengadakan meeting virtual di atas, produktivitas tim pun tetap terjaga.

Related Posts